Privacy- en AI verklaring &samhoud

Wij van &samhoud Nederland B.V. (&samhoud) vinden privacy belangrijk en zorgen er daarom voor dat wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Daarnaast zijn we graag transparant over het gebruik van cookies en AI. Informatie over het gebruik van cookies vind je in onze cookieverklaring. Informatie over AI vind je in deze verklaring.

Algemeen

Wij behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en zullen uw privacy waarborgen.

• Alle persoonsgegevens worden op basis van een duidelijke wettelijke grondslag verwerkt.
  Onze organisatie verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel.
  Persoonsgegevens die worden verwerkt zijn juist en worden indien nodig geactualiseerd – daarnaast worden persoonsgegevens die geen doel meer dienen actief verwijderd.
  Wij treffen maatregelen die de rechten en vrijheden van betrokkenen waarborgen.

&samhoud is soms verwerker en soms de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken en met welk doel in de gevallen waarin wij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in onze rol van verwerker? Dan kunt u in de meeste gevallen bij uw werkgever terecht. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Deze verklaring is voor het laatst aangepast op 5 januari 2026.

Gebruik van persoonsgegevens

a. Soort gegevens

Bij het gebruiken van onze dienst verkrijgen wij bepaalde (persoons-)gegevens. Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

• NAW-gegevens
• (Zakelijke) contactgegevens
• Geboortedatum
• Functie en/of afdeling
• Schriftelijke gespreksverslagen en interviewverslagen
• Geluidsmateriaal
• Beeldmateriaal
• Inhoud van communicatie

b. Doelen van de verwerking

&samhoud verwerkt deze gegevens voor de volgende doelen:

Dienstverlening
Wanneer u een offerte bij ons opvraagt of wij een dienstverleningsovereenkomst met u aan gaan, verwerken wij uw (persoons)gegevens ter voorbereiding op en/of de uitvoering van de overeenkomst. Deze informatie bewaren wij tot 7 jaar na het einde van de overeenkomst, in verband met onze fiscale bewaarplicht. De gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de fiscale bewaarplicht bewaren wij tot het einde van de dienstverlening en tot uiterlijk 2 jaar daarna.

Contact
Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw persoonsgegevens om aan uw verzoek om contact te kunnen voldoen. Wij bewaren deze informatie tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad. Of, als dat langer is, gedurende de termijn dat u of het bedrijf waarvoor u werkt een overeenkomst met ons heeft.

Event-updates
Als u klant bij ons bent (geweest) brengen wij u op de hoogte van door &samhoud georganiseerde evenementen en gepubliceerde werken. Deze informatie sturen we aan het bij ons bekende e-mailadres. Wij hebben hier een gerechtvaardigd direct marketing belang voor. Heeft u hier bezwaar tegen? Laat het ons dan weten, dan halen wij uw e-mailadres uit de lijst.

Locatie bezoeken
Komt u bij ons langs op locatie? Dan verwerken wij mogelijk beeldmateriaal van u. Wij maken voor de beveiliging van ons pand, onze goederen en onze medewerkers gebruik van camerabeveiliging. De beelden worden verwerkt door onze beveiligingspartner en worden alleen aangeroepen in het geval van een directe aanleiding. Wij bewaren de betreffende beelden niet langer dan 72 uur, tenzij sprake is van zo’n incident. Dan bewaren we het beeldmateriaal totdat het bedoelde incident is afgehandeld.

Interne analyses en observaties
Tijdens onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens van onze gesprekspartners verwerken voor interne analyses en voor het observeren van teamdynamiek en het ondersteunen van de consultant bij diens taak om organisaties te adviseren en versterken op organisatie- en teamniveau. Dit doen wij om onze dienstverlening te optimaliseren en onze consultants te ondersteunen. De uitkomsten van deze analyses en de onderliggende informatie worden niet gedeeld en zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik. Wij pseudonimiseren deze gegevens zoveel mogelijk. De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang voor het optimaliseren van onze dienstverlening. Deze informatie bewaren wij tot het einde van de dienstverlening en tot uiterlijk 2 jaar daarna.

Vacatures
Wanneer u op een van onze vacatures solliciteert, verwerken wij uw gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeids- of stageovereenkomst. Naast de eerdergenoemde gegevens verwerken wij nog uw cv en de inhoud van uw motivatie. We bewaren deze informatie in principe niet langer dan tot 4 weken na de sluiting van de vacature. Met uw toestemming bewaren we deze gegevens tot 1 jaar nadat wij deze van u hebben ontvangen.

Tijdens de sollicitatieprocedure vragen we u om een assessment in te vullen. Hieruit volgt uw mate van cognitieve flexibiliteit, probleemoplossend vermogen, leervermogen, probleemoplossende stijl (intuïtief of systematisch), en of u meer neigt naar accuraatheid of naar snelheid. Er is hierbij geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Deze informatie gebruiken wij om te evalueren of u goed bij de betreffende functie en het bijbehorende team past. Er is hier geen goed of fout. Heeft u hier bezwaar tegen? Geef dit dan aan bij uw HR-contactpersoon van &samhoud, zodat we het inzetten van de test opnieuw kunnen overwegen.

Daarnaast kunnen wij gebruik maken van openbare bronnen voor de screening en het vooronderzoek, behorend bij de sollicitatie. Denk hierbij aan een social mediaonderzoek. Als dit het geval is, vermelden wij dit in de vacaturetekst. Heeft u hier bezwaar tegen? Geef dit dan aan bij uw sollicitatie.

Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Met informatie uit cookies kunnen wij onze website en het gebruik ervan analyseren, om de website te kunnen verbeteren. Dit is in ons en uw belang.
Waar mogelijk, zijn cookies privacy vriendelijk ingesteld; statistieken zijn niet terug te herleiden naar één specifieke persoon doordat IP-adressen zijn gepseudonimiseerd. Eventuele marketingcookies gebruiken wij alleen als u daar via de cookiebanner toestemming voor heeft gegeven. Deze toestemming kunt u altijd weer wijzigen.
Meer informatie over cookies en over het aanpassen van de instellingen is terug te vinden in onze cookie-verklaring.

Gebruik technische middelen en AI

Wij maken gebruik van diverse technische middelen om onze dienstverlening tegen een zo hoog mogelijke kwaliteit te kunnen uitvoeren. Het gebruik van deze technische middelen is binnen onze organisatie technisch zo ingericht dat deze AVG-conform is en we voldoen aan de EU AI Act. Dit betekent het volgende:

• Wij hanteren human-in-the-loop principe: er wordt nooit informatie overgenomen zonder een mens de output beoordeeld en AI neemt geen zelfstandige besluiten. 
• De persoonsgegevens die wij bij gebruik van AI van u ontvangen en verwerken blijven binnen de EER. Bij uitzondering kunnen gegevens ook buiten de EER worden opgeslagen. In dat geval zorgen we dat dit AVG‑conform gebeurt en informeren we u vooraf.
• Alleen als dit strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk zijn. In dat geval zorgen wij altijd voor passende waarborgen en informeren wij u vooraf. De ontvangen persoonsgegevens zullen niet langer bewaard blijven dan hierboven bepaald.
• Als we AI gebruiken, zorgen we ervoor dat deze geen gevoelige bedrijfsgegevens of persoonsgegevens gebruikt om verder te leren. Zo waarborgen wij de bescherming van uw vertrouwelijke informatie.
• We zijn transparant in het gebruik van AI. In onze offertes, maar ook gedurende onze afspraken en in onze adviezen zullen wij duidelijk aangeven dat wij AI gebruiken.
• Bij het gebruik van AI houden we rekening met ethische overwegingen en kiezen we voor de meest milieuvriendelijke methode. We zijn actief op het gebied van milieu en worden jaarlijks geaudit voor ons EcoVadis certificaat.
• Onze medewerkers moeten zich houden aan AI-regels en worden periodiek getraind in het werken met AI. Zo zorgen we ervoor dat gebruikers AI geletterd zijn en dat we bovengenoemde regels naleven.

Heb je hier vragen over of heb je feedback over ons gebruik van AI? Neem dan contact op met een van onze consultants.

Andere ontvangers

In afstemming met onze klant kunnen wij voor het leveren van onze diensten gebruik maken van diensten van derden. In sommige gevallen betekent dit dat zij in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Daarnaast maken wij zelf gebruik van verschillende leveranciers voor het verwerken van persoonsgegevens. Dit zijn:

• IT-dienstverleners
• Marketingpartners
• Beveiligingsbedrijf
• SaaS-leveranciers
• Externe adviseurs
• Accountantskantoor
• 7 cookiepartners

Als er data met derden wordt gedeeld hebben wij afspraken met derde partijen gemaakt om ervoor te zorgen dat data zorgvuldig verwerkt wordt met aanwezigheid van adequate beveiligingsmaatregelen. In geval van aanpassingen, intrekkingen of bezwaren met betrekking tot de gedeelde gegevens zullen wij zorgdragen dat de derde partij hiervan op gepaste wijze in kennis gesteld wordt.

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo maken we gebruik van een SSL-certificaat op onze website wat zorgt dat data van en naar de website versleuteld wordt verzonden. Daarnaast is de API voor het uitlezen en insturen van vacatures op de site ook beveiligd middels eenzelfde SSL-certificaat.

Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze dienst zijn verbonden.

Wijzigingen in deze verklaring
Wanneer onze dienstverlening of de verwerking van persoonsgegevens wijzigt, zullen wij de verklaring daarop aanpassen. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Uw privacyrechten
Voor vragen over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens of vragen omtrent uw privacy rechten kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens, of met de bij u bekende consultant. U kunt ons een verzoek toesturen om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Ook kunt u een verzoek indienen om een gegevensexport op te vragen (dataportabiliteit). Daarnaast kunt u aangeven dat u de verwerking van persoonsgegevens door ons wilt laten beperken, in afwachting van onze afweging wanneer u bezwaar maakt op een bepaalde verwerking. Verwerken wij uw gegevens op basis van toestemming? Dan heeft u altijd het recht om toestemming weer in te trekken.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hiervoor kunt u direct contact opnemen, of onze Functionaris voor Gegevensbescherming benaderen. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Mocht u verder, na het lezen van onze verklaring, nog vragen en/of opmerkingen hebben dan kunt u contact met ons opnemen met Else van Harten: e.vanharten@samhoud.com. Zij kan u ook in contact brengen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming.